Où est la facture électronique de Julie ?
Télécharger le numéro en PDF →Une dépense. Plusieurs métiers. Un travail collectif.
Bonjour,
Pour ce premier numéro de maGik, nous suivons une seule dépense : l’achat de costumes réalisé par Julie, première assistante costumière.
Depuis le 1er septembre, avec la facture électronique, la facture de cet achat n’arrive plus entre ses mains : le fournisseur l’adresse directement à la production.
Du magasin jusqu’aux comptes, nous suivons cette dépense à travers les différents métiers qui interviennent après Julie.
Chacun a son rôle, ses responsabilités et ses besoins. Et chacun peut bénéficier du travail déjà réalisé par les autres, à l’image de tous les talents qui collaborent pour fabriquer un film.
Marguerite Blank
Le premier geste de la chaîne
Pour un essayage, Julie, première assistante costumière, achète plusieurs vêtements et règle avec sa carte personnelle. Une seule pièce est retenue : elle rapporte les autres en magasin.
Reste à rendre compte de l’achat conservé, des retours et des avoirs. Et avec la facture électronique, le fournisseur peut adresser la facture directement à la production : Julie ne l’a plus en main.
Julie retrouve directement dans son interface personnelle les factures et les avoirs de ses achats et de ses retours.
Elle suit facilement le montant des avances reçues et leur solde, et surtout consacre toute son énergie à son cœur de métier : les costumes.
Retrouvez toutes les factures électroniques liées à vos achats dans votre espace « Mes transmissions ».
Suivre le budget de son département
Sophie, cheffe costumière, suit de près le budget de son département, comme ses homologues à la déco ou à la régie.
L’achat de Julie apparaît dans le budget de Sophie dès qu’elle l’a approuvé.
Elle connaît à chaque instant le montant des dépenses de son département, sans relancer son équipe.
Accédez à l’ensemble des dépenses de votre département : factures papier et électroniques, notes de frais, depuis l’écran « Achats > Dépenses ».
Piloter le budget du film
Claire, directrice de production, pilote le budget du film, tous départements confondus.
Elle valide les dépenses et veille au respect du budget.
Un seul outil pour consulter et valider les notes de frais, les avances, les bons de commande, les factures papier et les factures électroniques : c’est un vrai gain de temps pour Claire.
Et surtout, elle consulte en toute autonomie l’engagé et le reste à engager, à tout instant et jusqu’au moindre détail.
Dans l’onglet « Situation », changez en un seul geste l’affectation Région ou crédit d’impôt de tout un ensemble de dépenses.
Aligner simplement les comptes avec la réalité
Julie avait reçu une avance. Pour Thomas, administrateur de production, solder son compte est un exercice qu’il connaît par cœur.
Ce qui prend du temps, c’est de réunir les pièces : l’achat conservé, les avoirs, la somme restituée.
Thomas retrouve ce qui a été justifié et ce qui reste à régulariser.
Moins de temps consacré à rechercher les éléments et à les saisir. Plus de temps consacré au contrôle et à la cohérence des comptes.
Depuis l’interface de vérification, visualisez et corrigez facilement les écritures comptables générées automatiquement, avant leur export vers votre logiciel comptable.
Une piste d’audit fiable
Quelques mois plus tard, l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes remonte d’une écriture jusqu’à l’achat de Julie.
Pour cela, les pièces justificatives doivent être rapidement accessibles, sans que les équipes aient à les rechercher et à les retransmettre.
Les pièces sont associées aux opérations au fil de la production.
L’expertise comptable et le commissariat aux comptes les retrouvent et les consultent, jusqu’à la certification des comptes, en toute facilité et en toute confiance.
Accédez directement aux justificatifs, triés par ligne budgétaire pour vos travaux de certification ou par compte de comptabilité générale pour vos contrôles.
Dézoomer pour piloter l’ensemble des projets
Pour Émilie, DAF, ce film est un projet parmi d’autres, parfois sur plusieurs exercices.
Consolider, elle sait faire : les projets en développement, en production, en exploitation. Ce qui coûte, c’est de rassembler des informations réparties entre exercices, budgets, fichiers et outils comptables.
Émilie consulte un projet, plusieurs projets ou l’ensemble des productions.
Lorsqu’un montant l’interroge, elle redescend jusqu’au détail, jusqu’à la facture et aux avoirs transmis par Julie plusieurs semaines auparavant.
Retrouvez l’ensemble de vos projets dans un tableau de bord, filtrable selon vos besoins.
Compter aussi l’impact
Pour son bilan carbone, Léa, chargée de l’écoproduction, a besoin des justificatifs de transports, d’hébergements et de repas.
La plupart de ces données figurent déjà dans les justificatifs transmis par les équipes. Encore faut-il y avoir accès.
Léa exploite les éléments déjà collectés, sans solliciter à nouveau les équipes.
Une même dépense se compte en euros, et aussi en impact.
Qualifiez l’ensemble des dépenses du film à partir des justificatifs, accessibles directement.
La culture du collectif
Julie, Sophie, Claire, Thomas, les experts-comptables et commissaires aux comptes, Émilie et Léa n’ont ni le même métier, ni les mêmes besoins.
Avec maG, chacun s’appuie sur le travail déjà réalisé par les autres.
Moins de recherches, de ressaisies et de transmissions répétées. Plus de temps consacré à son cœur de métier.
Une dépense. Plusieurs métiers. Un travail collectif.
Transmettez ce numéro aux autres fonctions de votre équipe : chacun y retrouvera son métier.
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