Archivage des pièces : combien de temps, sous quelle forme
Une production accumule des milliers de justificatifs, et devra les représenter longtemps après la livraison : au commissaire aux comptes, au CNC, à l'administration fiscale, à un fonds régional. Voici les durées qui s'appliquent, la forme sous laquelle une pièce numérique tient lieu d'original, et la manière de constituer cette archive pendant toute la vie du film.
L'archivage se décide au moment où la pièce entre, pas au moment où on la réclame. Une facture classée dès son arrivée, avec son projet, son exercice et son écriture, se retrouve en quelques secondes six ans plus tard. La même facture rangée dans un carton après la clôture demande une demi-journée de recherche.
Trois questions suffisent à cadrer le sujet : combien de temps conserver, sous quelle forme, et à quelles conditions une version numérique tient lieu d'original. Les textes sont courts et lisibles : ils sont mis en lien au fil de l'article.
Combien de temps conserver
Plusieurs durées coexistent, et c'est la plus longue qui commande le classement. Retenir dix ans pour l'ensemble du dossier comptable d'un projet reste la règle la plus sûre.
S'y ajoutent les durées propres aux financeurs : le CNC, les fonds régionaux et les diffuseurs demandent que les pièces du rendu de comptes restent consultables pendant toute la période où l'aide peut être vérifiée, et une coproduction internationale porte ses propres exigences. Là encore, un dossier tenu à dix ans les couvre.
Le RGPD pose la borne inverse : les données personnelles se conservent le temps de la finalité qui les justifie. Les justificatifs comptables ont une finalité légale claire ; les candidatures, les coordonnées collectées pour un projet ou les pièces d'identité relèvent de durées plus courtes, à inscrire dans votre registre des traitements. Voir où sont conservées vos données.
Quand un scan tient lieu d'original
Depuis 2017, une facture papier peut être conservée sous forme numérique et l'original détruit, à condition que la numérisation garantisse la fidélité et l'intégrité de la copie. Les conditions sont fixées par l'arrêté du 22 mars 2017, qui a créé l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales. Quatre exigences, à lire comme un cahier des charges.
C'est ce que recouvre l'expression numérisation à valeur probante, et c'est ce qui permet à une production de refermer ses classeurs à la fin du tournage.
Le cas des factures électroniques
Une facture reçue au format électronique se conserve sous cette forme : le fichier structuré tel qu'il a été émis, accompagné de sa représentation lisible. Le PDF que l'on imprime pour le classeur est une vue de la facture ; la pièce, c'est le fichier. Le lieu de stockage compte également — les factures se stockent en France, ou dans un pays lié à la France par une convention d'assistance mutuelle offrant un accès en ligne immédiat (article L102 C du LPF).
Avec la réforme, chaque facture arrive via une plateforme agréée avec ses métadonnées, son identifiant et ses statuts de cycle de vie. Conserver l'ensemble, c'est conserver la preuve — et la piste d'audit fiable qui relie la commande, la livraison, la facture et le paiement se constitue au passage. Le sujet a son propre article : ce que la facture électronique change pour les productions.
Ce que ça donne dans maG
Dans maG, l'archive se constitue par le simple fait de travailler : chaque justificatif est déposé sur la dépense à laquelle il se rattache, et il y reste — après la validation, après l'écriture comptable, après la clôture de l'exercice, après la livraison du film. Voici la correspondance, exigence par exigence.
Quatre décisions à prendre au démarrage
L'archivage se paramètre en même temps que le reste : une fois ces quatre points arrêtés, chaque pièce se range d'elle-même.
La durée de référence. Dix ans pour le dossier comptable, des durées plus courtes pour les données personnelles hors comptabilité, écrites dans le registre des traitements.
Le sort du papier. Décider dès le premier jour que la version numérique fait foi, et le dire aux équipes : le geste attendu devient la photo, au moment de la dépense.
La procédure écrite. Une page suffit : qui numérise, avec quel outil, qui contrôle, à quelle fréquence. C'est l'organisation documentée qu'attend l'arrêté de 2017.
Le point de sortie. Savoir comment le dossier sort de l'outil — par projet, par exercice, avec ses pièces — le jour où l'expert-comptable, le commissaire aux comptes ou le CNC le demande.
Voir une pièce se ranger toute seule
Quarante-cinq minutes pour suivre un de vos justificatifs, de la photo prise sur le plateau jusqu'à l'écriture retrouvée dix ans plus tard.
Prendre rendez-vousVoir aussi : sécurité et conformité, ce que le commissaire aux comptes doit pouvoir retrouver, maG pour la comptabilité et l'administration de production et le glossaire du métier.