Schéma

Le circuit d'une dépense, de la collecte au règlement

Ce qui entre dans maG, qui approuve, qui valide, ce qui met à jour le budget et ce qui part chez vos partenaires. Deux vues : un projet, puis la consolidation de tous vos projets.

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Les étapes, et qui les fait

Le circuit est le même pour toutes les pièces, quelle que soit leur origine. Ce qui change d'une production à l'autre, c'est qui tient chaque rôle.

  1. 1Collecte et dématérialisation — toute l'équipe, depuis le téléphone ou le bureau.
  2. 2Approbation — chef·fe de poste, le cas échéant.
  3. 3Validation — direction de production.
  4. 4Imputation budgétaire — administration ou direction de production.
  5. 5Consultation de la situation — direction de production, chef·fes de poste.
  6. 6Vérification et transfert des écritures — administration de production ou comptable.
  7. 7Paiement et suivi des dettes — la personne autorisée.
  8. 8Rendu de comptes et certification — expert-comptable et commissaire aux comptes, depuis maG.

Pourquoi deux vues

La vue projet est celle de la direction de production : un film, son budget, ses postes, ses règlements. Tout ce qui arrive s'impute sur une ligne et met à jour l'engagé, le justifié et le reste à engager.

La vue tableau de bord est celle de la direction financière et des producteurs : la situation de chaque projet remonte dans une vue unique, complétée par les ventes et les financements. Elle réunit les projets et les exercices d'une même société.

Les acomptes fournisseurs et les avances de frais suivent le même circuit de contrôle que les dépenses, mais rejoignent directement les règlements : ce sont des mouvements de trésorerie, pas encore des dépenses justifiées.

Voir ce circuit sur vos propres pièces

Quarante-cinq minutes, une facture, une note de frais et une avance : on les fait circuler jusqu'à l'écriture et au virement.

Prendre rendez-vous

Voir aussi : les sept univers-couleurs de fonctionnalités, les logiciels d'une production et le glossaire du métier.