Collecte & dématérialisation

Les justificatifs des cartes bancaires

Quatre cartes confiées à quatre personnes, cent vingt paiements dans le mois, un relevé qui arrive trois semaines après le tournage. Voici comment rapprocher chaque ligne de sa pièce au moment où la dépense a lieu.

Par Marguerite Blank·28 août 2026·7 min de lecture

La carte bancaire est un outil précieux sur un tournage. Elle évite d'avancer l'argent, elle débloque une situation à dix-huit heures un vendredi, elle permet à la régie de régler un taxi ou une quincaillerie sans passer par un bon de commande. C'est pour cela qu'on en confie plusieurs, à plusieurs personnes.

Le décalage se crée après. Le paiement part en une seconde, la pièce qui le justifie suit son propre chemin : elle reste dans une poche, part en photo sur un fil de discussion, arrive par mail sans objet, ou se retrouve agrafée sur une feuille avec quarante autres. Le relevé bancaire, lui, arrive un mois plus tard, avec des libellés que personne ne reconnaît.

Pourquoi le rapprochement résiste

Ce n'est pas une question de rigueur. Quatre caractéristiques de la dépense par carte rendent l'exercice difficile par nature.

Le paiement précède la pièceSur une note de frais, la personne avance l'argent : elle a un intérêt direct à fournir le ticket. Avec la carte bancaire, la dépense est déjà réglée. Le justificatif devient une formalité administrative, sur un tournage où personne n'a de temps pour la paperasse.
Plusieurs porteurs, une seule ligne de relevéLe relevé indique la carte, rarement la personne, jamais le projet ni le poste. Sur une société qui mène trois films de front, « SARL MARTIN 87,40 € » ne dit ni qui a payé, ni pour quel film, ni au titre de quelle ligne du devis.
La demande arrive après la dispersionQuand le relevé est traité, le tournage est terminé. Les équipes sont sur d'autres projets, parfois dans d'autres sociétés. Retrouver le ticket d'un déjeuner de repérage six semaines plus tard demande une mémoire que personne n'a.
Le même achat peut arriver deux foisUne nuit d'hôtel réglée par carte, et l'hôtel qui envoie ensuite sa facture au format électronique : deux entrées pour une seule dépense. Sans rapprochement, la ligne apparaît deux fois dans le budget du film.

Ce que coûte un justificatif absent

Le coût dépasse largement le temps de la recherche.

La TVASans pièce, la TVA reste à la charge de la société. Sur un an de dépenses de terrain, la somme se compte en milliers d'euros.
Le crédit d'impôtUne dépense sans justificatif se défend mal dans l'assiette. Elle en sort, ou elle fragilise l'ensemble en cas de contrôle.
Le rendu de comptesLe coût présenté au financeur doit être justifiable ligne à ligne. Une pièce manquante se retrouve au moment le plus tardif, quand tout le reste est bouclé.

Il y a un quatrième coût, moins visible : la relation. Réclamer quatre fois le même ticket à un chef de poste qui travaille déjà sur un autre film use tout le monde — celui qui demande comme celui à qui l'on demande.

Déplacer le geste au moment du paiement

La solution tient en un principe : le justificatif se transmet quand la dépense a lieu, par la personne qui l'a faite, avec le ticket encore en main. Trente secondes sur place, contre une demi-journée de recherche six semaines plus tard.

Dans maG, une dépense par carte se traite comme les autres entrées du circuit. Voici ce que cela donne concrètement.

La photo depuis le téléphone, sur placeLa personne qui détient la carte photographie le ticket depuis le navigateur de son téléphone, choisit le projet, et c'est terminé. La numérisation est à valeur probante : le papier peut partir à la poubelle.
Chaque carte a son porteurLes cartes bancaires sont rattachées aux personnes qui les détiennent et à celles qui les utilisent. La dépense arrive donc déjà nominative : qui a payé, quand, pour quel projet et sur quelle ligne du devis.
La relance part en un clicmaG récupère les mouvements par carte auprès de votre banque et affiche ceux qui attendent encore leur pièce. Un clic réclame le justificatif à la personne concernée, autant de fois que nécessaire — sans avoir à retrouver qui a payé quoi.
Le relevé se rapproche des dépenses saisiesQuand le relevé bancaire arrive, chaque ligne retrouve la dépense qui lui correspond. Le rapprochement porte alors sur les rares écarts, et l'écriture comptable part avec sa pièce attachée.
Le doublon est repéré à l'arrivéeSi la facture électronique de l'hôtel arrive après le paiement par carte, maG signale le rapprochement possible. Une seule dépense figure au budget du film, avec ses deux pièces.

Trois habitudes qui font la différence

Elles valent quel que soit l'outil employé, et se mettent en place dès la préparation.

Nommer un porteur par carte. Une carte, une personne, une responsabilité. Les cartes qui circulent entre plusieurs mains produisent l'essentiel des lignes orphelines.

Dire la règle au premier jour. « Le ticket se photographie au moment du paiement » s'annonce en réunion de préparation, avec la carte. Une règle posée en fin de tournage arrive trop tard.

Regarder la liste chaque semaine. Trois lignes en attente se traitent en cinq minutes. Cent vingt lignes en fin de projet occupent une semaine — et certaines resteront sans pièce.

Voir une dépense par carte se ranger toute seule

Une démonstration sur vos propres cartes : la photo prise sur le terrain, la liste des pièces en attente, et le rapprochement avec le relevé.

Prendre rendez-vous

Pour aller plus loin : six entrées, un seul circuit, douze astuces pour les notes de frais en tournage, l'archivage des pièces et maG pour les équipes.